O quadro Kanban no Gerenciamento Ágil

O quadro Kanban no Gerenciamento Ágil
Photo credit: o.tacke via Visual Hunt / CC BY

Sobre o  Kanban

Durante a década de 70, em meio a uma crise mundial do petróleo responsável por afetar a capacidade competitiva das empresas, a Toyota chamou a atenção mundial pela forma como superou as dificuldades, e a partir daí todos puderam conhecer o Sistema Toyota de Produção (STP).

Apesar dos princípios do STP terem sua origem no chão de fábrica a sua utilização pode ser estendida para vários segmentos dentro de uma organização e até mesmo no gerenciamento de projetos podemos encontrar seus elementos. Um dos princípios mais difundidos pela teoria é a eliminação de atividades do processo que não geram nenhum valor ao produto final e ao cliente. Outro ponto importante da metodologia é a eliminação do desperdício gerado pelo excesso de produção.

No STP, para garantir o controle de produção de forma simples e visual, foi desenvolvido o sistema Kanban. A tradução literal do Kanban é anotação visível ou sinal, mas convencionou-se traduzi-lo como cartão, pois este sistema utiliza cartões para sinalizar ou informar uma necessidade de entrega ou de produção para um determinado item. A ideia foi inspirada nos supermercados americanos onde as informações relativas ao produto se encontravam disponíveis em cartões, o próprio cliente retirava a mercadoria da prateleira conforme sua necessidade e a reposição na prateleira só acontecia após o consumo.

O Kanban é considerado um sistema simples, informal e de fácil compreensão e é realizado pelas próprias pessoas envolvidas no processo. As condições necessárias para que o sistema funcione em perfeitas condições é que exista um ambiente participativo na organização, cooperativo e acima de tudo que a empresa e pessoas estejam comprometidos entre si.

O quadro Kanban no Gerenciamento Ágil
Fonte: www.toyota-global.com/company/vision_philosophy/toyota_production_system/just-in-time.html

Por terem sido desenvolvidas a partir dos princípios de gerar valor ao cliente e fazer apenas aquilo que é necessário, as abordagens ágeis para gerenciamento de projetos estão muito ligadas ao Sistema Toyota de Produção e suas ferramentas. Uma das ferramentas muito utilizadas para facilitar o planejamento e controle de projetos é o sistema Kanban, que nas abordagens ágeis também é conhecido como quadro Kanban.

Tipicamente usa-se um quadro branco com post-its, ou um sistema de cartões eletrônicos. A transparência que isso gera também contribui para a mudança cultural. O conceito ágil prevê transparência sobre as atividades em andamento e concluídas. O Kanban, no entanto, vai um passo além e também dá transparência ao processo e seu fluxo. O Kanban expõe gargalos, filas, variabilidade e desperdício. Tudo que impacta o desempenho da organização em termos de quantidade de trabalho de valor entregue e o tempo de ciclo necessário para entregá-lo. Proporciona aos membros da equipe e às partes interessadas externas a visibilidade sobre os efeitos de suas ações (ou falta de ações).

É muito simples o princípio de uso do quadro, que pode ser feito em cartolina ou folha de papel grande, em um quadro branco através da colagem e movimentação de post-its e até mesmo de forma eletrônica em um quadro digital. Hoje é possível encontrar vários aplicativos que permitem a criação de quadros Kanban e um dos mais populares é o Trello que possui versões gratuita e também paga.

Os post-its do quadro são movidos da esquerda para a direita pela própria equipe e pode ser utilizado um esquema de cores para diferenciar o tipo de tarefa ou responsável pela tarefa. A movimentação da esquerda para a direita vem do conceito de “puxar” a tarefa (pull) do Sistema Toyota de Produção.

No topo de cada coluna é comum encontrar uma identificação de quantas atividades estão em cada grupo permitindo assim que seja feita a análise da distribuição de trabalho da equipe e o melhor fluxo de processo para evitar gargalos no processo ou o excesso de entregas que não gerem valor ao cliente.

As colunas do quadro podem variar um pouco de acordo com o uso, mas no geral há sempre 3 colunas importantes que possibilitam o gerenciamento do projeto:

  • A Fazer (To Do): no geral nesta coluna define-se as atividades que tem prioridade em serem executadas. A própria equipe define as tarefas que serão realizadas e a medida em quese sentem preparados para a execução, movem a atividade para a coluna Fazendo (Doing) e iniciam o trabalho;
  • Fazendo (Doing): as tarefas que já se encontram em execução são mostradas na coluna. O ideal é que sejam inseridas na coluna apenas as tarefas que realmente possam ser feitas e que tenham recursos disponíveis para tal;
  • Concluído (Done): todas as tarefas que já foram realizadas e aguardam a próxima ação são movidas para essa coluna.
O quadro Kanban no Gerenciamento Ágil
Processo de fluxo do Kanban

Para simplificar o gerenciamento de projetos e promover o comprometimento de toda a equipe o quadro Kanban pode ser uma excelente ferramenta e o melhor disso tudo é não ser necessário grande esforço para que ele seja incorporado a rotina do projeto.

Autor: Alex Brasil

Alex é o responsável pelo programa de Formação de Gerentes de Projetos e Certificações CAPM® e PMP® da Clarify. Atuou por mais de 20 anos como gerente de projetos no ramo industrial, bancos, farmacêutico, logística e consultorias de automação tecnológica e financeira.E-mail | alex.brasil@clarify.com.br Twitter | AlexBrasilPMP LinkedIn | https://br.linkedin.com/in/alexbrasil/pt

2 pensamentos em “O quadro Kanban no Gerenciamento Ágil”

  1. Artigo muito preciso. Eu implementei Kanban no meu time no ano passado e os resultados estão inciveis! Estamos usando o Kanban Tool (http://kanbantool.com) porque acho que é ferramenta mais prática do mundo. Fornece a analize do tempo e ajuda visualizar e distribuir tarefas. Também é insubstituivel para comunicar-se dentro do time, partir arquivos e ficar sempre informado sobre o progresso do projecto.

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