Planejando Melhores Cronogramas com a “Análise E SE” no Microsoft Project

Neste post gostaria de falar de uma técnica que certamente o ajudará a planejar melhor seus cronogramas e como realizá-la dentro do Microsoft Project. É chamada de “Análise E Se?”

Análise E SE no Microsoft Project

Imagine que você está planejando um projeto em que uma das atividades é realizar importar um produto. Ao montar o cronograma você se depara com a seguinte pergunta: “Quanto tempo leva para o processo de compras ser feito?” Procurando detalhes para essa atividade, você percebe que há maneiras diferentes de finalizar a compra. No final, você terá o mesmo resultado, o produto importado entregue para uso no projeto.

Uma maneira seria contratar o frete marítimo, que terá um valor baixo mas também levará cerca de 2 meses para o produto chegar nas suas mãos. Por outro lado, se contratar o frete aéreo o produto chegará em menos de 1 semana mas aumentará significativamente o custo da importação.

Neste exemplo, nosso cronograma conta com duas alternativas. Podemos contratar o frete marítimo ou aéreo. Em cada uma delas o prazo final do projeto e os custos poderão ser diferente porém o resultado obtido será o mesmo.

A análise E SE avalia os diversos cenários possíveis e se pergunta: E se o cenário X acontecer? E se o cenário Y acontecer? Qual das opções seria melhor para o projeto? Assim poderemos decidir dentre todos os cenários o que será mais interessante para o projeto, aumentando grandemente as chances de sucesso do cronograma.

Mas e como fazer essa análise dentro do Project? Vamos ao passo a passo detalhado! Para isso utilizaremos algumas funcionalidades que estão disponíveis no Microsoft Project Professional desde a versão 2010 e que sofreu grandes melhorias na versão 2013.

Estratégia

Imagine se no Microsoft Project tivéssemos um botão que ao clicar ele trocaria o cenário X pelo cenário Y? Apresenta na reunião o plano do projeto para os diretores aprovarem e aperta o botão do cenário com o frete marítimo e mostra as consequências no projeto inteiro. Então aperta mais um botão e o cenário apresentado agora é com o frete aéreo e como o projeto ficará com prazos e custos. Fantástico não? Bom, embora um botão chamado “cenários” não exista, podemos quase de forma tão simples como essa explicação usar a funcionalidade das tarefas inativas, que permitem que em um clique as tarefas participem ou deixem de participar do projeto, tornando a troca de cenários algo muito fácil!

No exemplo abaixo vamos ver um cronograma criado no Microsoft Project em que no cenário original a compra de matéria prima importada foi planejada com o frete marítimo, que demora 60 dias e custa R$ 5.000,00.

Analise-Se-What-if-Project

Agora sem ter que salvar como um arquivo diferente e cada um deles representar um dos cenários, vamos fazer os dois cenários no mesmo arquivo e utilizar as tarefas inativas para marcar qual não é utilizado.

Para isso primeiramente acrescentamos uma tarefa adicional no plano do projeto daremos o nome da atividade de “Recebimento de MP Importada – Frete Aéreo”

Analise-Se-What-if-Project

Para esta atividade o valor do frete será de R$ 33.000,00 porém levam apenas 7 dias para a entrega. A atividade receberá essas informações, mas com isso no momento temos duas atividades de recebimento (linhas 28 e 29 do cronograma) e ambas gerando um custo para o projeto.

Queremos que apenas uma delas de fato seja utilizada pelo projeto. Após todos os ajustes de relações de dependência para que ambas as tarefas tenham as mesmas predecessoras e sucessoras, podemos desativar uma delas por meio do comando Tarefas Inativas que se encontra na Guia Tarefa, Grupo Cronograma, Tarefa Inativa.

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Faremos a análise E SE com o cenário do frete aéreo ao marcar como inativa a tarefa “Recebimento de MP Imprtada – Frete Marítimo”

Analise-Se-What-if-Project

Podemos ver neste cenário que com o frete aéreo o projeto inicia a distribuição no dia 26/07 mas gasta no total R$ 224.386,00 com compras.

Se agora clicarmos mais uma vez em Tarefas Inativas para o frete Marítimo iremos ativar novamente a atividade e ela voltará a integrar os dados do projeto

Após isso podemos agora selecionar a atividade “Recebimento de MP Importada – Frete Aéreo” e marca-la como Inativa.

Analise-Se-What-if-Project

Com essas mudanças agora temos o segundo cenário, de contratar o frete marítimo e vemos que o Início de Distribuição do novo produto seria no dia 17/09 mas gastaríamos apenas R$ 196.386,00 com compras.

Com a aplicação desta análise poderemos julgar qual dos dois cenários será melhor para o Projeto. Conseguiremos ver as consequências nas datas e custos do projeto.

Pode ser que valha a pena pagar mais pra receber mais rápido. Pode ser que seja mais vantajoso esperar um pouco mais mas ter grande economia. O Microsoft Project te ajudará a ver as possibilidades para escolher por meio desta fantástica técnica

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